時間を上手く管理できず、締め切りを過ぎてしまったり、無駄な時間を過ごしてしまった事はありませんか？
この記事では、そんな方のために上手に時間を管理して、生産性を上げる方法を紹介します。
1.自分の時間の使い方を把握する。
1週間の詳細な記録を取りましょう。
毎日、やりがいのない、貴重な時間を費やしている活動を記録します。
自動化できるものは自動化し、そうでないものは排除しましょう。
2.毎日、いくつかのマイルストーンを設定する。
スケジュールを立てる際は、マイルストーンを設定しましょう。
マイルストーンとは、プロジェクトや作業の中間目標地点や節目のポイント地点のことを指します。
例えば、何かのプロジェクトがスタートしたときの「企画案（計画書）決定」までが一つのマイルストーン、そのための「要件定義」までが次のマイルストーンといったイメージです。
一般的にプロジェクトの工程が長期化しそうな場合、複雑になりそうな場合などに使われます。
マイルストーンを設定することのメリットは、プロジェクトまたは作業工程の中でも重要となるポイントがどこにあるのか、遅延が出てしまうとプロジェクト全体に大きな影響を与えるポイントはどこなのかを明確に把握できることです。
マイルストーンごとに進捗や結果を確認することで、万が一トラブルや遅延があってもその次の工程に必要な修正やスケジュールの練り直しが可能になります。
マイルストーンを設定し、作業を小分けにしてスケジュールを立てる事で、作業工程をシンプルにし、トラブルの防止やトラブル時の対応を容易にすることが期待できます。
3.スケジュールは余裕をもって組む
スケジュール通りに仕事や勉強をこなすのは非現実的です。
途中でトラブルが起ったり、作業時間の見積もりが甘かったりすると、物事をスケジュール通りに終わらせる事が出来ません。
スケジュール通りに作業が進まないと、他の作業やその後の予定に支障が出てしまいます。
そのようなトラブルを防ぐために、スケジュールにはバッファ（余裕）をあらかじめ設けておきましょう。
それでもスケジュール通りに作業を終わらせることが出来ない場合は、作業時間の見積もり自体を大幅に増やしましょう。
関連記事：計画倒れを防ぐには作業時間を予想の1.5倍で見積もるのがコツ
4.時間を区切って仕事をする。
4～5時間かけて仕事をするよりも、90分やそれ以下の時間で仕事をしたほうが生産性が高くなり、精神的にも疲れにくくなります。
5.通知をオフにして集中する
スマホの電源を切ります。電源を切れない場合は、全ての通知をオフにします（オフライン状態にしても良いでしょう）。
割り込んでくる通知や会話をシャットダウンし、目の前の物事に集中しましょう。
ライフハックに関するブログ「Lifehacking.jp」の著者である堀正岳氏は著書「ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250」で以下のように述べています。
調子よく集中して仕事しているときに、電話やインターホン、メールの受信通知やスマートフォンのバイブレーションが、それを台無しにしてしまうことがあります。
割り込みが短時間で、しかも作業と関係しているものであったなら復帰しやすいものの、まったく異なる内容の割り込みだと、作業に戻ってから元の能率に戻るまで約23分かかることが研究で知られています。
たった3秒、スマートフォンの通知に目を奪われるだけでも、複雑な作業をしている際には元の調子を取り戻すまでに時間がかかってしまうのです。
6.好きな事に没頭する
自分の好きなことに没頭しましょう。
私たちは何のために予定を立て、時間を管理するのでしょうか？
予定通りの人生を送るため？そうではないはずです。
私たちは、仕事の生産性を高めることが幸せにつながると信じていますが、もしかしたらその逆かもしれません。
時間管理は自分が望む結果を生み出すための手段にすぎません。
時には自分の好きな事ややりたい事に好きなだけ時間を注いでみてはいかがでしょうか？
まとめ
時間配分やスケジュール管理が上手くいかないのは決して珍しい事ではありません。
ちょっとした事から時間の使い方を変え、仕事や勉強、ひいては人生をより良くしていきましょう！
