スケジュール管理において、ToDoリスト（やることリスト）の作成は基本的かつ重要な習慣です。
しかし、日々の業務や生活の中で、いつの間にかリストが膨大になってしまうことは誰にでも経験があるのではないでしょうか。
リストが肥大化すると、タスクの優先順位付けが困難になるだけでなく、未完了の項目を目にするたびに精神的なプレッシャーを感じることになります。酷い場合には、憂鬱な気持ちになったり、不安を感じてしまうでしょう。
この問題を解決する効果的な方法として、生産性コンサルタントのデビッド・アレン氏が考案した「2分間ルール」があります。
これは、アレン氏が提唱する生産性向上の為の仕事術「GTD（Getting Things Done）」の一部です。
2分間ルールとは？
2分間ルールとは、「2分以内に終わるタスクは、ToDoリストに加えずにその場でやる」という非常にシンプルなルールです。
次の行動を決め、実際にその行動を起こす能力があり、2分以内にそれを終えることができるのであれば、すぐやるべきだ。
– デビッド・アレン
優先順位等を考える必要は一切なし。2分以内に終わるのなら、その場ですぐに終わらせるのです。
2分間ルールは、生産性コンサルタントのデビー・ローズモント氏も高く評価しています。
デビッド・アレンの方法は素晴らしいです。なぜなら、たった 2 分かそれ以下で済むことのために、なぜ時間をかけて整理したり計画したりするのでしょうか。ただ実行すればいいのです。ToDo リストから小さなことを削除して、頭の中の混乱を減らすだけでも、多くのメリットがあります。
さらに、ビジネスニュースを報道する記者のサラ・ジャクソン氏は、2分間ルールを実践する事で、ストレス軽減などの効果があったとBusiness Insiderで記しています。
後でやろうと思っているタスクを覚える必要がなくなった。頭に入ってきても、2分後には消すことができるからだ。その結果、ストレスが軽減され、精神的な余裕とエネルギー、そして脳のパワーを、より重要なことのために使うことができるようになった。
2分間ルールのメリット
2分間ルールを活用することで、ToDoリストの肥大化を防ぎ、スケジュールを効率的に管理し、生産性を向上させることができます。
また、「2分以内に終わることなら、すぐにやる」と決める事で、作業に取り組む際にあれこれ悩んだり、面倒でダラダラしてしまう事が減るので、先延ばし癖を治す方法としても効果的です。
1つタスクをこなすと、次のタスクに進む意欲が湧くので、実際には2分以上行動を継続できる可能性が高いです。やる気を出すための最初の一歩を踏み出す方法としても2分間ルールは良い戦略です。
総じて、細かい作業や雑務が無くなり、「やらなければならない」というプレッシャーから解放されるので、ストレスの軽減につながります。
2分間ルールの注意点
2分間ルールを実践する際は、確実に2分以内で終わるタスクを選択するようにしましょう。
困難なタスクを2分以内に終わらせようと無理するのは得策ではありません。
また、2分間ルールをただ実行するだけでは、小さなタスクしか片付けることができません。
タスクに優先順位を付け、困難なタスクや時間がかかるタスクにも取り組むようにしましょう。
それが難しい場合には、困難なタスクや時間がかかるタスクを、2分以内に終わる小さなタスクに分解しましょう。
例えば、「レポートを書く」という課題であれば、「資料に目を通す」「レポートの書式を設定する」「導入を書く」といった具合です。
関連記事：困難は分割せよ！先延ばし癖を治す「2分間ルール」とは？
まとめ
予定を立てたり、ToDoリストを整理しているだけで、時間が経過してしまったことはありませんか？
そんな経験がある方は、2分間ルールを徹底し、すぐに終わる作業は予定に組み込まず、その場で片付けるように心がけましょう。
そうすれば、細かい予定を立ててるだけで時間を浪費してしまったり、細かい作業が積み重なり、結果的に大きな作業になってしまうリスクを減らすことができます。