出金伝票の作り方|領収書のない経費の処理方法

領収書

個人事業主が確定申告で支払ったものを経費にするには領収書が必要です。

しかし、自動販売機や交通費、接待の割り勘など、領収書がない経費は意外と多いもの。ここではそんな時に使える。「出金伝票」の作り方を説明します。

 

出金伝票とは

出金伝票とは、名前の通りお金を相手に支払った際に使う伝票です。

個人事業主の場合、出金伝票を作ることで、領収書のない支払いも経費として認めてもらえる可能性が高くなります。

 

 

出金伝票の使い方

何らかの取引でお金を支払った際には領収書を取っておくのが確定申告をする上で最もスムースです。

しかし、何らかの理由で領収書や明細が発行されないならば自ら出金伝票に以下の項目を記し、保管しておくことで領収書代りに使えます。

  • 取引の日付
  • 金額
  • 相手先
  • 取引内容

出金伝票を書く際には最低でもこの4つの情報が必須です。この必須項目はレシートや領収書でも同じですね(これらの情報がないレシートや領収書は原則認められません)。

 

 

出金伝票の具体的な使い道

出金伝票を使うことになるであろう出費(領収書が発行されない場合が多いケースの出費)には以下のようなものがあります。

  • 電車代、バス代などの交通費
  • 自動販売機などでの物品の購入
  • 費用を他人と割り勘した時
  • 領収書をなくしたとき

ポイントは領収書やレシートをなくしたり、もらい忘れた支払いのときにも出金伝票が使えるということです。

領収書がもらえないから、領収書を無くしてしまったからと諦めず、何かを購入したり、支払ったりしたら忘れずに細かく出金伝票に詳細を記載しておくことが、経費に計上するために大事です。

 

 

出金伝票の注意点

出金伝票は何らかの理由で領収書がないときの支払いを証明するためのものです。

これだけ聞くと便利なアイテムに聞こえますが、やはり領収書と比べると支払いの証拠としては弱いです。

あまりに出金伝票を多用したり、高額な支払いで使った場合には税務署に怪しまれる可能性も高いです。

基本的には、「ビジネスパートナーに自販機でジュース一本奢った」などその程度にすませておきたいものです。

 

また、出金伝票に限らず、経費計上する上で大事なのは支払いが「自分の事業に関係する支払いを確実に行った」と証明できることが重要です。

ですから、出金伝票でも領収書でも実際に購入した現物を取っておいたり、自分の事業のどこに役立ったのかを説明できると信頼度が上がり、経費として認められる可能性も高くなります。

特に出金伝票など信頼性の低い形で経費を計上する場合は、複数証拠を用意しておくことが大事です。

 

 

 

まとめ

なんでもかんでも出金伝票を書けばいいというわけではありませんが、本来なら証拠もなく経費にできない出費を経費にする重要なテクニックです。

領収書やレシート、明細がもらえなかった際は出金伝票を代わりに書いて保存しておきましょう。




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